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Nachhaltig bessere Ergebnisse erzielen

Ihr Wertschöpfungspartner Michael Wentzke

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

9. Juli 2020 by Michael Wentzke Leave a Comment

Effiziente Teamarbeit fordert Regeln und geeignete Werkzeuge
Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Das Autorenteam mit Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Miller hat Ende Juni 2020 das Buch „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ veröffentlicht. Es zeigt den Lesern, wie effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365 gelingt. Auf vielen Büro-Computern ist Software für effizientes, digitales und mobiles Arbeiten durchaus vorhanden. Aber in der Praxis wird von diesem Angebot mit seinen zahlreichen Funktionen oft nur weniger als 20% genutzt. Hinzu kommt, dass die Vielzahl der Tools den Überblick erschwert. Und somit wird die gedachte Effizienzsteigerung eher eine zusätzliche Belastung.

An wen sich dieser Ratgeber richtet

Die sich immer weiter ausdifferenzierende Arbeitsteilung erfordert nicht nur unternehmensintern Teamarbeit. Auch für Freiberufler und Selbständige, die in Projekte mit anderen Partnern oder ihrem Auftraggeber zusammenarbeiten, ist Teamarbeit gefordert. Nicht erst seit Corona wird Teamarbeit mit digitalen Werkzeugen so gestaltet, dass Team-Mitglieder räumlich und zeitlich entkoppelt an den gleichen Projekten arbeiten können. Und damit enorme Effizienzgewinne nutzen können, wenn die Spielregeln gemeinsamer, digitaler Teamarbeit beachtet werden.

Ein knapp 3-seitiger Selbsttest vermittelt den Lesern, wieweit diese bereits im digitalen Arbeitsalltag angekommen sind. Der Selbsttest erfasst die Bereiche Kommunikation, Dokumentation mit Dateiablage, Projektplanung und natürlich den Einsatz des Werkzeugkastens, den Microsoft 365 bietet.

Fünf aus Dreißig

Office 365 von Microsoft umfasst 30 einzelne Anwendungen. Das mag im ersten Schritt verwirren, muss es aber nicht. Denn zum Start erfolgreicher Teamarbeit sind nur 5 Anwendungen notwendig:

1. Outlook für die Emailverarbeitung, Termin- und Aufgabenplanung,
2. OneNote als persönliche und gemeinsame Notizbücher,
3. OneDrive als persönliche Dateiablage,
4. SharePoint als gemeinsame Dateiablage und
5. Teams für die interne Kommunikation und Projektplanung

Alle weiteren Anwendungen können bedarfsgerecht hinzutreten und lassen sich unter Teams integrieren. Damit beschreibt das Autorenteam, wie sich der Start mit Office 365 praxisgerecht durchführen lässt, ohne gleich zu Beginn den Fokus zu verlieren.

Rezept für gelingende Teamarbeit

10 einfache Prinzipien unterstützen die schrittweise Verbesserung der Teamarbeit und motivieren alle Teammitglieder trotz aller Unterschiede am gleichen Strang zu ziehen. Auf der einen Seite bleibt die Individualität im Team gewahrt, auf der anderen Seite sind verbindliche Spielregeln hilfreich. Nur so lässt sich der Nutzen für alle Teammitglieder beim Gebrauch der oben genannten Office 365 Anwendungen gleich vom Start an deutlich erhöhen.

Über einfache Analogien zeigen die Autoren die Vorteile im Handling von Informationen. Regelmäßiger Informationsaustausch via Teams unterstützt bei der Auswahl der richtigen Aufgaben, um Teamziele zu erreichen. Danach kann jedes Teammitglied seinen Wertbeitrag für eine effiziente Aufgabenerledigung leisten.

Dem Autorenteam gelingt eine modulare Einführung in Office 365 mit dem Fokus, wie digitale Zusammenarbeit im Team gelingen kann. Und berücksichtigt dabei auch die Randbedingungen erfolgreicher Teamarbeit, die sich nicht darin erschöpfen, nur in Office 365 zu investieren. Der jüngsten Publikation zum Thema Büro-Kaizen „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ ist eine große Leserschaft zu wünschen.

Allgemein Tagged: Datenablage, Emailbehandlung, erfolgreich digital zusammen arbeiten, Projekte, Prozesse, Ressourcen, Terminabstimmung, Todo´s, Werkzeuge

Wie Unternehmen Vertriebsprozesse im Alltag verbessern

21. Juli 2014 by Michael Wentzke Leave a Comment

Wenn Ihr Vertrieb in der Top-Liga mitspielen soll
Wie Ihr Vertrieb zur Top-Liga aufsteigt

Michael Webb berichtet in seinem Blog (SalesPerformance.com) von einem Geschäftsführer eines Transportunternehmens, der die Frage stellte, ob Unternehmen überhaupt die Kapazität hätten, neben ihrem laufenden Alltagsgeschäft neue Prozesse zu implementieren.

Prozesse verändern stößt immer auf Widerstand

Jedes Unternehmen gerät in Konflikt mit Zeit und verfügbaren Ressourcen, wenn es sich um „Process Excellence“ bemühe. Mitarbeiter neigen dazu, die Beschäftigung mit den eigenen Prozessen als Extra-Arbeit zu bewerten, die neben der normalen Tagesarbeit geleistet werden müsse.

  • Besprechungen zur Verbesserung der internen Prozesse beanspruche Zeit, die z.B. den Kundenanrufen fehle,
  • Zusammentragen der Verkaufsaktivitäten ist zusätzliche Arbeit, die keinem Spaß bereitet und
  • wenn dies alles getan wird, wer kümmere sich um die Reduktion der Arbeitslast

Natürlich sind diese Einwendungen durchaus berechtigt. Wer seine (Vertriebs-) Prozesse verbessern möchte, muss in Zeit und Arbeitskapazität investieren. Es lohnt sich, denn mit scharfen Äxten fallen die Bäume sehr viel schneller…

Die Kernfrage ist, ob Unternehmen sich verbessern wollen und, falls ja, wie sie dies tun können.

Webb zitiert den legendären Basketball-Trainer John Wooden, der seine Mannschaft zu einer auch heute noch unerreichten Serie von 88 Siegen in Folge führte. Er habe niemals die Erwartung an seine Spieler gehabt, zu siegen oder zu verlieren, sondern nur, dass diese  das Beste aus sich herausholen, zu dem sie befähigt seien.

Wooden sagte wörtlich, „Ich habe meine Mannschaft niemals mit der Erwartung eines Sieges gestresst. Ich glaube nicht, dass jemals einer meiner Spieler mich mit dieser Forderung gehört hat. Mir war wichtig, das Spielergebnis als „Abfallprodukt“ der Vorbereitung zu verstehen. Ich denke, dass die Umsetzung und Übung sehr wichtig sind.“

Wooden fuhr fort, „schauen wir uns einen Fabrikanten an, der Schuhe herstellt. Ich glaube Schuhe sind auch ein „Abfallprodukt“. Das wirkliche Produkt ist die Teamarbeit in der Schuhfabrik, mit der Fertigung und allen anderen Abteilungen zusammengeführt werden müssen. Wie die Mitarbeiter im Unternehmen als Team zusammenarbeiten, das ist das Produkt. Die Schuhe sind nur Abfallprodukte.. “

„Ähnlich drückte ich es im Training gegenüber meinen Spielern aus: das Spielergebnis ist nur ein Abfallprodukt unserer Anstrengungen in der Vorbereitung. Sie verstanden, dass unser Ziel eine erfolgreiche Reise ist – nämlich eine totale, umfassende und detaillierte Vorbereitung auf das Spiel. Zu oft vernachlässigten wir diese Reise wegen unserer Ungeduld und unserer Sorge, das Spiel zu gewinnen.“

Mit drei Fragen zu besseren Prozessen

Nehmen wir einmal an, Sie wollen wirklich Verbesserungen. Auch in Ihrem Team will sich jeder verbessern. Die nächsten logischen Fragen sind so einfach wie auch von grundsätzlicher Natur:

  1. Was möchten Sie erreichen? Was ist das Problem, das Sie lösen möchten? (Dies führt zu den Zielen)
  2. Welche Veränderungen sind notwendig, damit sich Ergebnisse verbessern? (Dies führt zu Methoden)
  3. Woran stellen Sie fest, dass und wie stark Sie sich verbessert haben? (Dies führt zu den Messgrößen)

Jedes Teammitglied hat sich mit diesen drei Fragen auseinanderzusetzen. Dies erfordert Beobachtung, Experimentieren und Diskussion. Nicht mit externen Analysten sondern mit eigener sorgfältiger Vorbereitung zu Zielen, Methoden und Messgrößen. Wenn sich keine Verbesserung einstellt, liegt dies an der fehlenden Beantwortung einer dieser drei Fragen.

Missstände und Ärger sind Auslöser für Veränderungen in Prozessen

Betrachten wir ein Beispiel: der Vertrieb ärgert sich darüber, dass er viel zuviel Zeit in die falschen Kunden investiert. Es ist sicherlich nützlicher, über die Ursachen dieses Problems  nachzudenken, als noch mehr Anstrengungen für diese Kunden aufzubringen. Die Stimmung wird sich nicht dadurch bessern, über diese Kunden zu klagen. Dies wird sich ändern, wenn neue Werkzeuge eingesetzt und die Probleme ein für alle Mal gelöst werden, auch wenn dafür Vertriebsdaten gesammelt und ausgewertet werde müssen.

Es ist wichtig, dass Verkäufer den Schmerz des Staus Quo spüren. Prozessverbesserungen funktionieren nur, wenn die involvierten Mitarbeiter daraus Vorteile für sich im Alltag erwarten dürfen. Wird der Status Quo nicht als schmerzhaft empfunden, sind Führungskräfte gefordert.

Wie sollten Führungskräfte mit dieser Situation umgehen? Sie übernehmen die gleiche Prinzipien und Werte, die sie von ihren Mitarbeitern erwarten. Wenn Führungskräfte sich so erkennbar selbst verbessern, erwerben sie das Recht, dies auch von den Mitarbeitern nicht nur erwarten, sondern auch fordern zu können.

So gesehen ist Prozessverbesserung eigentlich keine Extra-Arbeit. Verbesserungs-maßnahmen ernsthaft angegangen sind essentiell für wertschöpfende Arbeit. Jedes Teammitglied durchläuft dabei seine eigene Lernkurve. Wird dieser Prozess (Vorbereitung, Lernen, Übung) durch Führungskräfte unterstützt, können diese dabei sehr fruchtbare Erfahrungen sammeln.

Soweit der zitierte Beitrag von Michael Webb. Wer Anregungen für Verbesserungen in seinem Vertrieb erhalten möchte, greift einfach auf diese Checkliste zurück : 17 Fragen zur Standortbestimmung


Abwicklungs-Prozesse beschleunigen, Lukrative Aufträge gewinnen, Mehr PS auf die Straße bringen, Profitabilität stärken, Umsetzungskraft stärken, Vertriebsperformance steigern Tagged: Ergebnis, Führung, Lernen, Messgrößen, Methoden, Motivation, Process Excellence, Prozesse, Qualität, Verbesserung, Vertriebsprozesse, Ziele

Einfachheit als Schlüssel für nachhaltigen Erfolg

Einfachheit als Schlüssel für nachhaltigen Erfolg

29. Juni 2012 by Michael Wentzke Leave a Comment

Unternehmen benötigen heute mehr Einfachheit in ihren Prozessen und ihrer Struktur, um der zunehmenden Komplexität außerhalb des Unternehmens besser gerecht werden zu können.

..alles so einfach wie möglich machen..

Der Begriff der Einfachheit ist nicht neu: Leonardo da Vinci sprach von der Einfachheit als höchstem Grad der Vollkommenheit. Albert Einsteins Zitat „Man soll alles so einfach machen wie möglich, aber nicht einfacher.“ zeigt, dass der Wert der Einfachheit schon früh erkannt wurde. Seine Bedeutung hat sich bis heute nicht verändert, wenn es um den Wert von Einfachheit für den Unternehmenserfolg geht.

McKinsey stellt schon 1995 in einer Untersuchung von 39 mittelständischen Unternehmen fest, dass die überzeugende Unternehmensperformance auf die konsequente Umsetzung und Einfachheit in Prozessen und Strukturen zurückzuführen sei. Einfach nachzuvollziehende Ziele und ein hoher Grad der Umsetzung von Maßnahmen sorgen für gute Ergebnisse.

Bill Jensen von HarperCollins präsentierte 2000 die Ergebnisse einer Studie „Simplicity – The New Competitive Advantage“ mit dem Ergebnis, dass durchschnittlich 2 Stunden täglich pro Arbeitskraft der Komplexität im Unternehmensalltag zum Opfern fallen. Diese Verschwendung macht immerhin 25% der Arbeitskraft aus – wieviel nutzbringender wäre sie für eigene Kunden eingesetzt.

Diese Vorteile haben Unternehmen unmittelbar, wenn sie ihre Abläufe und Strukturen straffen:

  • Stressentlastung in der Unternehmensleitung und auf allen Führungsebenen
  • Führungskräfte sind näher an den Problemen der Mitarbeiter und an den Kundenwünschen, da es nur wenige Hierarchiebenen gibt.
  • Führungskräfte delegieren mit mehr Vertrauen in die Problemlösungsfähigkeit ihrer Mitarbeiter.
  • Mitarbeiter treffen sicherer Entscheidungen für ihren Verantwortungsbereich, da es verläßliche, transparente und einfache Regeln gibt.
  • Die Innovationskraft wächst, wenn das eigene Kerngeschäft einfach ist.
  • Unternehmen können schneller auf Chancen oder Bedrohungen ihres Marktes reagieren.
  • Die Hausbank folgt leichter einfachen Plänen und Reportings im Sinne ihres Kunden.

Die Ursachen für Komplexität können sehr unterschiedlich sein. Zwei Beispiele von produzierenden Unternehmen zeigen, wo die Wurzeln für kostentreibende Komplexität liegen kann:

  1. Ein mittelständischer Hersteller mit 25 Mio. € Umsatz fertigt aus einem Sortiment von 13.000 möglichen Produkten jährlich 7000 verschiedene Produkte auf 6 Fertigungslinien. Etliche Produkte sind nicht profitabel und bringen insgesamt ein nicht zufriedenstellendes Jahresergebnis. Eine Sortimentsbereinigung und Auflösung einer Fertigungslinie führen zu einer (dauerhaften) Ergebnisverbesserung um 350%.
  2. Ein Komponentenhersteller beklagt einen zu langwierigen Prozess der Angebotserstellung, an dem mehrere technische Fachabteilungen beteiligt sind. Bei der Datenerhebung des Erstellungsprozesses, der rund 35 Schritte umfasst, zeigen die involvierten Abteilungen ein höchst unterschiedliches Verständnis zum Ablauf des Angebotsprozesses. Mehrfache Bearbeitungsschleifen in den Fachabteilungen werden abgebaut, der Prozess wie auch die Antwortzeit zum Kunden hin auf ein Drittel gekürzt – und alle an der Angebotserstellung Beteiligten haben nun ein einheitliches Verständnis ihrer Aufgabe und ihres Wertbeitrages für den Kunden und das eigene Unternehmen.

Unternehmen, die einfachere Abläufe anstreben und ertragreicher werden möchten, erhalten einen kostenlosen Potenzialcheck darüber, welche Bereiche mehr Wertschöpfung für Kunden und eine Kostenentlastung bringen. Interessenten melden sich bitte hier an.

Abwicklungs-Prozesse beschleunigen, Mehr PS auf die Straße bringen, Profitabilität stärken, Umsetzungskraft stärken Tagged: Einfachheit, Erfolg, Gewinn, Komplexität, Kostenreduktion, Profitabilität, Prozesse, Strukturen, Umsetzungskraft

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Wir zeigen Ihnen, wie Sie hierauf glaubwürdig reagieren und bei Ihren Kunden punkten.

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