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Ihr Wertschöpfungspartner Michael Wentzke

Teamarbeit mit klarer Strategie

9. August 2020 by Michael Wentzke Leave a Comment

Erfolgreich digital zusammen arbeiten
Erfolgreich Teamarbeit
mit klarer Strategie

Erfolgreich digital zusammenarbeiten heißt die jüngst gestartetet, neueste Publikation des Autorentams Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Millers. Die Anleitung zur effizienten Teamarbeit mit Microsoft Office 365 erstreckt sich nicht auf die Beschreibung der zahlreichen Tools, sondern beschäftigt sich in einem der ersten Kapitel mit der Grundsatzfrage, ob der Einsatz der Programme strategisch sinnvoll und zielführend ist. Und dies aus gutem Grund: denn erfolgreiche Teamarbeit ist nur mit einer klaren Strategie möglich.

Diese Strategie ist nicht nur auf der Ebene der Führungskräfte zu diskutieren. Sondern auch auf der Ebene der betroffenen Mitarbeiter, um Akzeptanz im Alltag zu sichern. Vor dem Hintergrund der notwendigen Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse stellen sich heute diese typischen Fragen:

  • Können Arbeitsabläufe schneller und papierärmer gestaltet werden?
  • Wie lassen sich mobile Arbeitsplätze im Außendienst, Home-Office und klassische Büroarbeitsplätze effizient verbinden?
  • Lässt sich die Zusammenarbeit mit externen Partnern schlank organisieren?
  • Können sich Standort-übergreifende Projekte transparenter abwickeln lasssen?
  • Nach welchen Kriterien wird die hierfür notwendige Datenhaltung organisiert?
  • Welche vorhandenen Softwarelösungen für CRM-, ERP- oder weitere spezifische  Anwendungen sind zu integrieren?

Wenn die zu erreichenden Ziele feststehen, lassen sich die notwendigen Maßnahmen und die Werkzeuge leichter ableiten. Unternehmen sollten nur die notwendigen  Werkzeuge aus den umfangreichen Werkzeugkasten Office 365 auswählen. Denn dies vermeidet eine Überlastung der Mitarbeiter. Der Leitsatz „Weniger ist mehr“ ist hilfreich für eine zügige Umsetzung. Außerdem stellen sich dann die ersten Anfangserfolge rasch ein.

Software als Alleskönner für erfolgreiche Teamarbeit?

Software kann Segen und Fluch zugleich sein. Die Autoren von „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ machen auf die Falle aufmerksam, in die Unternehmen nur allzu gerne tappen: mit der Einführung neuer Software werde alles automatisch besser. Doch das stimmt natürlich nicht, denn die Organisation des Unternehmens spricht hier ein Wörtchen mit. Bestes Beispiel ist die überbordenende E-Mail-Flut in Unternehmen, die sich mit den richtigen organisatorischen Maßnahmen eindämmen lässt. Mocrosoft Teams ist ein nützliches Werkzeug für effiziente Arbeit, aber wie Mitarbeiter dieses Tool einsetzen ist eine Frage der Team-Organisation.

Zu diesen Fragen zählt beispielsweise auch die nach den vorhandenen Systemen der Datenspeicherung. Auch die Daten des Angebots- und Rechnungswesens sind hier bedeutsam. Ebenso ist zu klären, wer in welchen Teams arbeitet und dort welche Funktion hat. Microsoft Teams organisiert dabei die Arbeit in Abteilungen oder Funktionsbereichen und ordnet den Aufgaben und Projekten sogenannte „Kanäle“ zu.

Das mächtige Instrument „Teams“ unterstützt die Arbeit in Unternehmen nachn den drei Aspekten

  • wer arbeitet dauerhaft miteinander zusammen?
  • um welche langfristigen Themen oder Projekte geht es?
  • und wie erfolgt die multifunktionale Zusammenarbeit?

Es ist ein Verdienst der drei Autoren, auf diese wichtigen strategischen Fragen hinzuweisen, die im Vorfeld geklärt sein müssen, damit das Toolset Microsoft Office 365 seine Wirkung im Alltag eines Unternehmens entfalten kann. Ein weiterer Grund für die Empfehlung des Titels „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“.

Abwicklungs-Prozesse beschleunigen, Umsetzungskraft stärken Tagged: Aufgaben, Projekte, Strategie, Teamarbeit, Tools, Ziele

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

9. Juli 2020 by Michael Wentzke Leave a Comment

Effiziente Teamarbeit fordert Regeln und geeignete Werkzeuge
Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Das Autorenteam mit Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Miller hat Ende Juni 2020 das Buch „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ veröffentlicht. Es zeigt den Lesern, wie effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365 gelingt. Auf vielen Büro-Computern ist Software für effizientes, digitales und mobiles Arbeiten durchaus vorhanden. Aber in der Praxis wird von diesem Angebot mit seinen zahlreichen Funktionen oft nur weniger als 20% genutzt. Hinzu kommt, dass die Vielzahl der Tools den Überblick erschwert. Und somit wird die gedachte Effizienzsteigerung eher eine zusätzliche Belastung.

An wen sich dieser Ratgeber richtet

Die sich immer weiter ausdifferenzierende Arbeitsteilung erfordert nicht nur unternehmensintern Teamarbeit. Auch für Freiberufler und Selbständige, die in Projekte mit anderen Partnern oder ihrem Auftraggeber zusammenarbeiten, ist Teamarbeit gefordert. Nicht erst seit Corona wird Teamarbeit mit digitalen Werkzeugen so gestaltet, dass Team-Mitglieder räumlich und zeitlich entkoppelt an den gleichen Projekten arbeiten können. Und damit enorme Effizienzgewinne nutzen können, wenn die Spielregeln gemeinsamer, digitaler Teamarbeit beachtet werden.

Ein knapp 3-seitiger Selbsttest vermittelt den Lesern, wieweit diese bereits im digitalen Arbeitsalltag angekommen sind. Der Selbsttest erfasst die Bereiche Kommunikation, Dokumentation mit Dateiablage, Projektplanung und natürlich den Einsatz des Werkzeugkastens, den Microsoft 365 bietet.

Fünf aus Dreißig

Office 365 von Microsoft umfasst 30 einzelne Anwendungen. Das mag im ersten Schritt verwirren, muss es aber nicht. Denn zum Start erfolgreicher Teamarbeit sind nur 5 Anwendungen notwendig:

1. Outlook für die Emailverarbeitung, Termin- und Aufgabenplanung,
2. OneNote als persönliche und gemeinsame Notizbücher,
3. OneDrive als persönliche Dateiablage,
4. SharePoint als gemeinsame Dateiablage und
5. Teams für die interne Kommunikation und Projektplanung

Alle weiteren Anwendungen können bedarfsgerecht hinzutreten und lassen sich unter Teams integrieren. Damit beschreibt das Autorenteam, wie sich der Start mit Office 365 praxisgerecht durchführen lässt, ohne gleich zu Beginn den Fokus zu verlieren.

Rezept für gelingende Teamarbeit

10 einfache Prinzipien unterstützen die schrittweise Verbesserung der Teamarbeit und motivieren alle Teammitglieder trotz aller Unterschiede am gleichen Strang zu ziehen. Auf der einen Seite bleibt die Individualität im Team gewahrt, auf der anderen Seite sind verbindliche Spielregeln hilfreich. Nur so lässt sich der Nutzen für alle Teammitglieder beim Gebrauch der oben genannten Office 365 Anwendungen gleich vom Start an deutlich erhöhen.

Über einfache Analogien zeigen die Autoren die Vorteile im Handling von Informationen. Regelmäßiger Informationsaustausch via Teams unterstützt bei der Auswahl der richtigen Aufgaben, um Teamziele zu erreichen. Danach kann jedes Teammitglied seinen Wertbeitrag für eine effiziente Aufgabenerledigung leisten.

Dem Autorenteam gelingt eine modulare Einführung in Office 365 mit dem Fokus, wie digitale Zusammenarbeit im Team gelingen kann. Und berücksichtigt dabei auch die Randbedingungen erfolgreicher Teamarbeit, die sich nicht darin erschöpfen, nur in Office 365 zu investieren. Der jüngsten Publikation zum Thema Büro-Kaizen „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ ist eine große Leserschaft zu wünschen.

Allgemein Tagged: Datenablage, Emailbehandlung, erfolgreich digital zusammen arbeiten, Projekte, Prozesse, Ressourcen, Terminabstimmung, Todo´s, Werkzeuge

Was Unternehmen gegen verlustreiche Kunden tun können

23. Februar 2018 by Michael Wentzke Leave a Comment

Es klingt unheimlich, aber es ist wahr: Unternehmen nehmen verlustreiche Kunden in Kauf, weil diese schlichtweg nicht als verlustreich erkannt werden. Es geht hier nicht um die Fälle, dass Kunden zu Beginn ihres Lebenszyklus wegen vertrieblicher Anfangsaufwendungen und kleiner Aufträge noch keinen Ertrag abwerfen. Sondern um langjährige Bestandskunden, die jedes Jahr verlustreiche Aufträge bringen.

Es gibt nur zwei Gründe, warum Kundenverluste entstehen:

  1. die Verkaufspreise für Produkte und Dienstleistungen sind zu niedrig, die gewährten Nachlässe zu hoch.
  2. Die direkten und indirekten Kosten für den Kundenauftrag sind zu hoch: neben den Kosten für eingesetzte Vorprodukte oder Dienstleistungen sind oftmals die Auftragsabwicklungskosten zu hoch.

Zuverlässige Indikatoren für zu hohe Auftragsabwicklungskosten sind zuviele Stationen im Durchlauf durch das Unternehmen und hohe Durchlaufzeiten. In vielen Branchen sind bis zu 40% der Bestandskunden nicht profitabel.

Kundenverluste stellen sich schleichend ein

Natürlich werden keine verlustreichen Kunden vorsätzlich produziert. Aber jedes Zugeständnis an besondere Auftragsabwicklung belastet den Kundenertrag. Diese verursacht mehr Arbeit im Unternehmen. Und der Kunden bezahlt sie im Regelfall nicht.

Vereinbarte Mengennachlässe müssen sich für beide Seiten rechnen. Oft werden Mehr-Mengen-Vereinbarungen in der Praxis nicht eingehalten. Dafür gesteht der Anbieter  vorauseilend schon einmal niedrigere Preise zu.

Häufig passt die „DNA“ des Anbieters auch nicht optimal zur Kundengröße. Im Zeitablauf verändert sich das erfolgreiche Kundensegment zugunsten kleinerer oder größerer Kunden. Mit der Folge, dass diese nicht mehr Kosten-optimal bedient werden können. Der Umsatzzuwachs wird dann verlustreich erkauft.

Wie Unternehmen verlustreiche Kunden sicher aufspüren

Die Kunden- bzw. Auftrags-„Betreuungskosten“ sind oft die Ursache verlustreicher Kunden. Mit Hilfe der Auftragsdaten und den für die Auftragsabwicklung eingesetzten Ressourcen des Unternehmens zeigt eine mehrdimensionale Modellierung ausreichend genau, wo der „Hase im Pfeffer liegt“.

Was Mitarbeiter häufig schon ahnen (zu groß gewährte Nachlässe, komplizierte Leistungserstellung mit zahlreichen Rückfragen und Änderungen), wird mit den konkret gerechneten Zahlen aller Aufträge für ein Jahr sehr deutlich. Und da verlustreiche Kunden überwiegend verlustreiche Aufträge – bis auf wenige Ausnahmen – erteilt haben, wird sehr schnell erkennbar, um welche Kunden sich das Unternehmen kümmern muss.

Welche Kursänderung verlustreiche Kunden verlangen

Wer weiß, welche Aufträge aus welchen Gründen verlustreich sind, hat einen großen Vorteil. Statt mit der Schrotflinte zu agieren, hilft das „Skalpell“, Flurschäden bei der Sanierung von Kundenaufträgen zu vermeiden.

Eingespielte, schnelle und kostengünstige Abäufe der Auftragsabwicklung zu verlassen, ist teuer und zu vermeiden. Mangelnde Standardisierung dieser Prozesse über Produktbereiche, Kundengruppen oder Absatzregionen führt dann zu hohen Abwicklungskosten.

Allein schon die kundenspezifischen oder auftragsspezifischen Abwicklungskosten aufzuzeigen, hilft sofort, wirksame Gegenmaßnahmen zu wählen und umzusetzen. In der üblicherweise eingesetzten Kostenrechnung erscheinen diese Kosten nur aggregiert und erlauben keine Korrekturmaßnahmen, wo sie nötig wären.

Eine Fallstudie zeigt, welche Ertragsverbesserungen erzielt werden können, auch wenn nur Teile eines Geschäftsbereiches untersucht und optimiert werden. Hier geht es zur Fallstudie.

 

Lukrative Aufträge gewinnen, Profitabilität stärken, Umsetzungskraft stärken Tagged: Erfolg, Ergebnis, Ertrag, GuV, Kundenprofitabilität, Profitabilität, Verlust

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