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Teamarbeit mit klarer Strategie

9. August 2020 by Michael Wentzke Leave a Comment

Erfolgreich digital zusammen arbeiten
Erfolgreich Teamarbeit
mit klarer Strategie

Erfolgreich digital zusammenarbeiten heißt die jüngst gestartetet, neueste Publikation des Autorentams Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Millers. Die Anleitung zur effizienten Teamarbeit mit Microsoft Office 365 erstreckt sich nicht auf die Beschreibung der zahlreichen Tools, sondern beschäftigt sich in einem der ersten Kapitel mit der Grundsatzfrage, ob der Einsatz der Programme strategisch sinnvoll und zielführend ist. Und dies aus gutem Grund: denn erfolgreiche Teamarbeit ist nur mit einer klaren Strategie möglich.

Diese Strategie ist nicht nur auf der Ebene der Führungskräfte zu diskutieren. Sondern auch auf der Ebene der betroffenen Mitarbeiter, um Akzeptanz im Alltag zu sichern. Vor dem Hintergrund der notwendigen Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse stellen sich heute diese typischen Fragen:

  • Können Arbeitsabläufe schneller und papierärmer gestaltet werden?
  • Wie lassen sich mobile Arbeitsplätze im Außendienst, Home-Office und klassische Büroarbeitsplätze effizient verbinden?
  • Lässt sich die Zusammenarbeit mit externen Partnern schlank organisieren?
  • Können sich Standort-übergreifende Projekte transparenter abwickeln lasssen?
  • Nach welchen Kriterien wird die hierfür notwendige Datenhaltung organisiert?
  • Welche vorhandenen Softwarelösungen für CRM-, ERP- oder weitere spezifische  Anwendungen sind zu integrieren?

Wenn die zu erreichenden Ziele feststehen, lassen sich die notwendigen Maßnahmen und die Werkzeuge leichter ableiten. Unternehmen sollten nur die notwendigen  Werkzeuge aus den umfangreichen Werkzeugkasten Office 365 auswählen. Denn dies vermeidet eine Überlastung der Mitarbeiter. Der Leitsatz „Weniger ist mehr“ ist hilfreich für eine zügige Umsetzung. Außerdem stellen sich dann die ersten Anfangserfolge rasch ein.

Software als Alleskönner für erfolgreiche Teamarbeit?

Software kann Segen und Fluch zugleich sein. Die Autoren von „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ machen auf die Falle aufmerksam, in die Unternehmen nur allzu gerne tappen: mit der Einführung neuer Software werde alles automatisch besser. Doch das stimmt natürlich nicht, denn die Organisation des Unternehmens spricht hier ein Wörtchen mit. Bestes Beispiel ist die überbordenende E-Mail-Flut in Unternehmen, die sich mit den richtigen organisatorischen Maßnahmen eindämmen lässt. Mocrosoft Teams ist ein nützliches Werkzeug für effiziente Arbeit, aber wie Mitarbeiter dieses Tool einsetzen ist eine Frage der Team-Organisation.

Zu diesen Fragen zählt beispielsweise auch die nach den vorhandenen Systemen der Datenspeicherung. Auch die Daten des Angebots- und Rechnungswesens sind hier bedeutsam. Ebenso ist zu klären, wer in welchen Teams arbeitet und dort welche Funktion hat. Microsoft Teams organisiert dabei die Arbeit in Abteilungen oder Funktionsbereichen und ordnet den Aufgaben und Projekten sogenannte „Kanäle“ zu.

Das mächtige Instrument „Teams“ unterstützt die Arbeit in Unternehmen nachn den drei Aspekten

  • wer arbeitet dauerhaft miteinander zusammen?
  • um welche langfristigen Themen oder Projekte geht es?
  • und wie erfolgt die multifunktionale Zusammenarbeit?

Es ist ein Verdienst der drei Autoren, auf diese wichtigen strategischen Fragen hinzuweisen, die im Vorfeld geklärt sein müssen, damit das Toolset Microsoft Office 365 seine Wirkung im Alltag eines Unternehmens entfalten kann. Ein weiterer Grund für die Empfehlung des Titels „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“.

Abwicklungs-Prozesse beschleunigen, Umsetzungskraft stärken Tagged: Aufgaben, Projekte, Strategie, Teamarbeit, Tools, Ziele

Erfolg im Unternehmen mit 5 wirksamen Strategien

Erfolg im Unternehmen mit 5 wirksamen Strategien

6. Juli 2012 by Michael Wentzke Leave a Comment

Puzzle-Value
Mit einfachen Prinzipien für mehr Wertsteigerung sorgen

Verbesserungsprojekte in Unternehmen haben ihre Wurzel in nicht zufriedenstellenden Ergebnissen. Ob dies nun die Auftrags- oder Ertragslage ist, die Kundenzufriedenheit, die Auslastung oder die Gewinnung von dringend benötigten Nachwuchskräften. Diese Projekte binden Ressourcen und die Aufmerksamkeit der involvierten Führungskräfte und Mitarbeiter. Im Regelfall werden sie nicht mit Elan und Begeisterung aufgenommen und betrieben.

Damit die Verbesserungsprojekte ein gutes Verhältnis von Aufwand und Nutzen bringen, sind die nachfolgenden 5 Grundsätze sehr hilfreich: sie sind  unkompliziert durchzuführen und dienen auch der Einfachheit in Unternehmen.

1. Pareto ist immer noch aktuell

Die 80/20 Regel gibt für Priorisierungen gerade in Verbesserungsprojekten wertvolle Hinweise, wenn es um die Beseitigung der Auslöser für schlechte Ergebnisse geht oder darum, welches Verbesserungsprojekt denn zuerst gestartet werden soll.

Unternehmen sind gut beraten, die Auswahl sorgfältig zu treffen, da ein Start mit rasch erkennbaren positiven Effekten die Durchhaltekraft für die nächsten Projekte erhöht. Vor einer Parallelverarbeitung mehrerer Projekte muss gewarnt werden, um eine Verzettelung der eigenen Kräfte zu vermeiden. Das normale Alltagsgeschäft muss ja ebenfalls gleichzeitig bedient werden.

2. Keine Problemlösung ohne konkrete Zielsetzung

Neben der Feststellung, wo das Unternehmen heute steht, ist die Einigung darauf, wie das (Verbesserungs-) Ziel aussehen soll, der zwingende nächste Schritt. Häufig wird sofort zu einem Reigen von Abhilfemaßnahmen gesprungen, die kontrovers diskutiert werden.

Maßnahmen lassen sich erst dann sinnvoll entwickeln – und damit auch ein Umsetzungspfad, wenn das Ziel von allen Beteiligten und Betroffenen sorgfältig erarbeitet wurde und darüber schließlich Konsens besteht. Auch für die rasche praktische Realisierung ist Konsens, Klarheit und ein gemeinsames Zielverständnis sehr dienlich.

3. Kundenwert als Maßstab für Verbesserungen

Über Verbesserungen entscheidet auch der Kunde aus seiner Perspektive, machen diese ihn ebenfalls erfolgreicher? Dies ist immer dann der Fall, wenn der Kunde in Form von schnelleren Antwortzeiten, höherer Qualität, besserem Preis-Leistungs-Verhältnis, etc. profitiert. Um diese Frage beantworten zu können, ist es notwendig, den Kundenwert der eigenen Leistungen genau zu beschreiben und zu bewerten.

Alle Verbesserungsmaßnahmen, die eine erkennbare Steigerung des Kundenwertes mit sich bringen, lassen sich leichter von der eigenen Mannschaft umsetzen. Vorausgesetzt sie erkennt, was Werte für den Kunden bringt und was das eigene Unternehmen nur belastet.

4. Identifizieren und Beseitigen des Engpasses

Die Ergebnisse von Prozessen hängen häufig an wenigen Engpässen. Werden diese beseitigt oder gemildert, geht es schon wesentlich flotter voran. Tiefschürfende Prozessanalysen bis ins letzte Detail sind nicht notwendig, um dies zu erkennen. Value Stream Mapping mit Papier und Bleistift gibt wertvolle Hinweise darauf, wo es klemmt.

Engpässe können sehr unterschiedlicher Art sein: von nicht vorhandenen Fertigkeiten einzelner über veraltete Technologien bis hin zu organisatorischen Problemen, wie z.B. unklarer Aufgabenstellung oder unzureichender Kompetenzen. Erst einmal identifiziert, lässt sich oftmals rasch und ohne großen Kostenaufwand Abhilfe schaffen.

5. Vereinfachung vor Automatisierung

Was für die Fertigungsautomatisierung gilt, gilt auch für Abläufe in  Dienstleistungsunternehmen:

  • zuerst die Prozesse vereinfachen, dann mit Maschinen bzw. EDV-Systemen automatisieren,
  • kleine, beherrschbare Systeme aufbauen, die übersichtlich bleiben,
  • ablaufgerecht rationalisieren, dies stärkt Motivation und Verständnis der Mitarbeiter,
  • Integration der Mitarbeiter in die Prozessgestaltung für qualitativ hochwertige Leistungserstellung mit passender Automatisierung.

Auch wenn die oben beschriebenen Vorgehensweisen einfach sind und durchaus nicht neu, werden sie in der Praxis häufig nicht ausreichend beachtet und führen zum wirtschaftlichen Scheitern vieler Verbesserungsprojekte in Unternehmen. Es lohnt sich sehr, aus der Perspektive der Einfachheit Unternehmen zu mehr Ertrag und damit zu einer Wertsteigerung zu führen.  


Mehr PS auf die Straße bringen, Profitabilität stärken, Umsetzungskraft stärken Tagged: Automatisierung, Customer Value, einfach, Engpass, Erfolg, Grundsaetze, Kundenwert, Pareto, Problemloesung, schlanke Prozesse, Strategie, Vereinfachung, wirksam, Zielsetzung

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