Projekte Archives - Nachhaltig bessere Ergebnisse erzielen

Erfolgreich digital zusammenarbeiten heißt die jüngst gestartetet, neueste Publikation des Autorentams Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Millers. Die Anleitung zur effizienten Teamarbeit mit Microsoft Office 365 erstreckt sich nicht auf die Beschreibung der zahlreichen Tools, sondern beschäftigt sich in einem der ersten Kapitel mit der Grundsatzfrage, ob der Einsatz der Programme strategisch sinnvoll und zielführend ist. Und dies aus gutem Grund: denn erfolgreiche Teamarbeit ist nur mit einer klaren Strategie möglich.

Diese Strategie ist nicht nur auf der Ebene der Führungskräfte zu diskutieren. Sondern auch auf der Ebene der betroffenen Mitarbeiter, um Akzeptanz im Alltag zu sichern. Vor dem Hintergrund der notwendigen Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse stellen sich heute diese typischen Fragen:

Können Arbeitsabläufe schneller und papierärmer gestaltet werden?
Wie lassen sich mobile Arbeitsplätze im Außendienst, Home-Office und klassische Büroarbeitsplätze effizient verbinden?
Lässt sich die Zusammenarbeit mit externen Partnern schlank organisieren?
Können sich Standort-übergreifende Projekte transparenter abwickeln lasssen?
Nach welchen Kriterien wird die hierfür notwendige Datenhaltung organisiert?
Welche vorhandenen Softwarelösungen für CRM-, ERP- oder weitere spezifische Anwendungen sind zu integrieren?

Wenn die zu erreichenden Ziele feststehen, lassen sich die notwendigen Maßnahmen und die Werkzeuge leichter ableiten. Unternehmen sollten nur die notwendigen Werkzeuge aus den umfangreichen Werkzeugkasten Office 365 auswählen. Denn dies vermeidet eine Überlastung der Mitarbeiter. Der Leitsatz „Weniger ist mehr“ ist hilfreich für eine zügige Umsetzung. Außerdem stellen sich dann die ersten Anfangserfolge rasch ein.

Software als Alleskönner für erfolgreiche Teamarbeit?

Software kann Segen und Fluch zugleich sein. Die Autoren von „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ machen auf die Falle aufmerksam, in die Unternehmen nur allzu gerne tappen: mit der Einführung neuer Software werde alles automatisch besser. Doch das stimmt natürlich nicht, denn die Organisation des Unternehmens spricht hier ein Wörtchen mit. Bestes Beispiel ist die überbordenende E-Mail-Flut in Unternehmen, die sich mit den richtigen organisatorischen Maßnahmen eindämmen lässt. Mocrosoft Teams ist ein nützliches Werkzeug für effiziente Arbeit, aber wie Mitarbeiter dieses Tool einsetzen ist eine Frage der Team-Organisation.

Zu diesen Fragen zählt beispielsweise auch die nach den vorhandenen Systemen der Datenspeicherung. Auch die Daten des Angebots- und Rechnungswesens sind hier bedeutsam. Ebenso ist zu klären, wer in welchen Teams arbeitet und dort welche Funktion hat. Microsoft Teams organisiert dabei die Arbeit in Abteilungen oder Funktionsbereichen und ordnet den Aufgaben und Projekten sogenannte „Kanäle“ zu.

Das mächtige Instrument „Teams“ unterstützt die Arbeit in Unternehmen nachn den drei Aspekten

wer arbeitet dauerhaft miteinander zusammen?
um welche langfristigen Themen oder Projekte geht es?
und wie erfolgt die multifunktionale Zusammenarbeit?

Es ist ein Verdienst der drei Autoren, auf diese wichtigen strategischen Fragen hinzuweisen, die im Vorfeld geklärt sein müssen, damit das Toolset Microsoft Office 365 seine Wirkung im Alltag eines Unternehmens entfalten kann. Ein weiterer Grund für die Empfehlung des Titels „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“.

Effiziente Teamarbeit fordert Regeln und geeignete Werkzeuge — Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Das Autorenteam mit Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Miller hat Ende Juni 2020 das Buch „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ veröffentlicht. Es zeigt den Lesern, wie effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365 gelingt. Auf vielen Büro-Computern ist Software für effizientes, digitales und mobiles Arbeiten durchaus vorhanden. Aber in der Praxis wird von diesem Angebot mit seinen zahlreichen Funktionen oft nur weniger als 20% genutzt. Hinzu kommt, dass die Vielzahl der Tools den Überblick erschwert. Und somit wird die gedachte Effizienzsteigerung eher eine zusätzliche Belastung.

An wen sich dieser Ratgeber richtet

Die sich immer weiter ausdifferenzierende Arbeitsteilung erfordert nicht nur unternehmensintern Teamarbeit. Auch für Freiberufler und Selbständige, die in Projekte mit anderen Partnern oder ihrem Auftraggeber zusammenarbeiten, ist Teamarbeit gefordert. Nicht erst seit Corona wird Teamarbeit mit digitalen Werkzeugen so gestaltet, dass Team-Mitglieder räumlich und zeitlich entkoppelt an den gleichen Projekten arbeiten können. Und damit enorme Effizienzgewinne nutzen können, wenn die Spielregeln gemeinsamer, digitaler Teamarbeit beachtet werden.

Ein knapp 3-seitiger Selbsttest vermittelt den Lesern, wieweit diese bereits im digitalen Arbeitsalltag angekommen sind. Der Selbsttest erfasst die Bereiche Kommunikation, Dokumentation mit Dateiablage, Projektplanung und natürlich den Einsatz des Werkzeugkastens, den Microsoft 365 bietet.

Fünf aus Dreißig

Office 365 von Microsoft umfasst 30 einzelne Anwendungen. Das mag im ersten Schritt verwirren, muss es aber nicht. Denn zum Start erfolgreicher Teamarbeit sind nur 5 Anwendungen notwendig:

1. Outlook für die Emailverarbeitung, Termin- und Aufgabenplanung,
2. OneNote als persönliche und gemeinsame Notizbücher,
3. OneDrive als persönliche Dateiablage,
4. SharePoint als gemeinsame Dateiablage und
5. Teams für die interne Kommunikation und Projektplanung

Alle weiteren Anwendungen können bedarfsgerecht hinzutreten und lassen sich unter Teams integrieren. Damit beschreibt das Autorenteam, wie sich der Start mit Office 365 praxisgerecht durchführen lässt, ohne gleich zu Beginn den Fokus zu verlieren.

Rezept für gelingende Teamarbeit

10 einfache Prinzipien unterstützen die schrittweise Verbesserung der Teamarbeit und motivieren alle Teammitglieder trotz aller Unterschiede am gleichen Strang zu ziehen. Auf der einen Seite bleibt die Individualität im Team gewahrt, auf der anderen Seite sind verbindliche Spielregeln hilfreich. Nur so lässt sich der Nutzen für alle Teammitglieder beim Gebrauch der oben genannten Office 365 Anwendungen gleich vom Start an deutlich erhöhen.

Über einfache Analogien zeigen die Autoren die Vorteile im Handling von Informationen. Regelmäßiger Informationsaustausch via Teams unterstützt bei der Auswahl der richtigen Aufgaben, um Teamziele zu erreichen. Danach kann jedes Teammitglied seinen Wertbeitrag für eine effiziente Aufgabenerledigung leisten.

Dem Autorenteam gelingt eine modulare Einführung in Office 365 mit dem Fokus, wie digitale Zusammenarbeit im Team gelingen kann. Und berücksichtigt dabei auch die Randbedingungen erfolgreicher Teamarbeit, die sich nicht darin erschöpfen, nur in Office 365 zu investieren. Der jüngsten Publikation zum Thema Büro-Kaizen „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ ist eine große Leserschaft zu wünschen.