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Ihr Wertschöpfungspartner Michael Wentzke

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Erfolgreich digital zusammen arbeiten

9. Juli 2020 by Michael Wentzke Leave a Comment

Effiziente Teamarbeit fordert Regeln und geeignete Werkzeuge
Erfolgreich digital zusammen arbeiten

Das Autorenteam mit Jürgen und Patrick Kurz und Marcel Miller hat Ende Juni 2020 das Buch „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ veröffentlicht. Es zeigt den Lesern, wie effiziente Teamarbeit mit Microsoft 365 gelingt. Auf vielen Büro-Computern ist Software für effizientes, digitales und mobiles Arbeiten durchaus vorhanden. Aber in der Praxis wird von diesem Angebot mit seinen zahlreichen Funktionen oft nur weniger als 20% genutzt. Hinzu kommt, dass die Vielzahl der Tools den Überblick erschwert. Und somit wird die gedachte Effizienzsteigerung eher eine zusätzliche Belastung.

An wen sich dieser Ratgeber richtet

Die sich immer weiter ausdifferenzierende Arbeitsteilung erfordert nicht nur unternehmensintern Teamarbeit. Auch für Freiberufler und Selbständige, die in Projekte mit anderen Partnern oder ihrem Auftraggeber zusammenarbeiten, ist Teamarbeit gefordert. Nicht erst seit Corona wird Teamarbeit mit digitalen Werkzeugen so gestaltet, dass Team-Mitglieder räumlich und zeitlich entkoppelt an den gleichen Projekten arbeiten können. Und damit enorme Effizienzgewinne nutzen können, wenn die Spielregeln gemeinsamer, digitaler Teamarbeit beachtet werden.

Ein knapp 3-seitiger Selbsttest vermittelt den Lesern, wieweit diese bereits im digitalen Arbeitsalltag angekommen sind. Der Selbsttest erfasst die Bereiche Kommunikation, Dokumentation mit Dateiablage, Projektplanung und natürlich den Einsatz des Werkzeugkastens, den Microsoft 365 bietet.

Fünf aus Dreißig

Office 365 von Microsoft umfasst 30 einzelne Anwendungen. Das mag im ersten Schritt verwirren, muss es aber nicht. Denn zum Start erfolgreicher Teamarbeit sind nur 5 Anwendungen notwendig:

1. Outlook für die Emailverarbeitung, Termin- und Aufgabenplanung,
2. OneNote als persönliche und gemeinsame Notizbücher,
3. OneDrive als persönliche Dateiablage,
4. SharePoint als gemeinsame Dateiablage und
5. Teams für die interne Kommunikation und Projektplanung

Alle weiteren Anwendungen können bedarfsgerecht hinzutreten und lassen sich unter Teams integrieren. Damit beschreibt das Autorenteam, wie sich der Start mit Office 365 praxisgerecht durchführen lässt, ohne gleich zu Beginn den Fokus zu verlieren.

Rezept für gelingende Teamarbeit

10 einfache Prinzipien unterstützen die schrittweise Verbesserung der Teamarbeit und motivieren alle Teammitglieder trotz aller Unterschiede am gleichen Strang zu ziehen. Auf der einen Seite bleibt die Individualität im Team gewahrt, auf der anderen Seite sind verbindliche Spielregeln hilfreich. Nur so lässt sich der Nutzen für alle Teammitglieder beim Gebrauch der oben genannten Office 365 Anwendungen gleich vom Start an deutlich erhöhen.

Über einfache Analogien zeigen die Autoren die Vorteile im Handling von Informationen. Regelmäßiger Informationsaustausch via Teams unterstützt bei der Auswahl der richtigen Aufgaben, um Teamziele zu erreichen. Danach kann jedes Teammitglied seinen Wertbeitrag für eine effiziente Aufgabenerledigung leisten.

Dem Autorenteam gelingt eine modulare Einführung in Office 365 mit dem Fokus, wie digitale Zusammenarbeit im Team gelingen kann. Und berücksichtigt dabei auch die Randbedingungen erfolgreicher Teamarbeit, die sich nicht darin erschöpfen, nur in Office 365 zu investieren. Der jüngsten Publikation zum Thema Büro-Kaizen „Erfolgreich digital zusammen arbeiten“ ist eine große Leserschaft zu wünschen.

Allgemein Tagged: Datenablage, Emailbehandlung, erfolgreich digital zusammen arbeiten, Projekte, Prozesse, Ressourcen, Terminabstimmung, Todo´s, Werkzeuge

Vertriebsprozesse mit integrierter Ergebnismessung – Teil 3

29. Dezember 2011 by Michael Wentzke Leave a Comment

In dieser Phase des Vertriebsprozesses geht es darum, den Interessenten von einer konkreten Lösung für seine Aufgabe zu überzeugen. Dies gelingt erst mit dem genauen Verständnis der Kundenanforderung und der Überzeugungskraft, dass das eigene Lösungskonzept den Kunden am besten zufriedenstellt.

Viele Vertriebseinheiten fokussieren auf diese Phase des Vertriebsprozesses, da an ihrem Ende der Interessent eine klare Entscheidung treffen wird: entweder für Ihren Lösungsansatz und Ihr Angebot oder für eine Alternative. Gerade im BtB-Vertrieb anspruchsvoller Produkte und Dienstleistungen, die in längeren Vertriebsprozessen vertrieben werden, ist es zur eigenen Ressourcenschonung extrem wichtig, Verschwendung auf beiden Seiten zu vermeiden. Häufig läßt sich der Abschluss dieser Prozesse nur mit großen Unsicherheiten prognostizieren und es werden wertvolle Kapazitäten gebunden. Daher sind die Vorarbeiten aus den Kernphasen 1 und 2 wichtig, um sich mit den richtigen Interessenten zu beschäftigen und genau zu prüfen, ob die eigenen Leistungen auch zur Zielgruppe ausreichend gut passen.

Dies gelingt nur, wenn das Vertriebsteam in seinen Aktivitäten die Wertschöpfung für beide Seiten im Auge behält. Das bedeutet,

  • das Entscheiderteam intensiv in den Kaufentscheidungsprozess einzubinden,
  • die genauen Anforderungen an eine Aufgabenlösung zu spezifizieren und
  • passgenaue Empfehlungen und Referenzen vorzubereiten.

Was sich hier unter drei schlichten Strichaufzählungen verbirgt, erfordert in der Praxis einen zeitintensiven Dialog mit allen Mitgliedern des Buying-Centers, um keinen möglicherweise wichtigen Aspekt einer Entscheidungsfindung auf der Kundenseite zu versäumen. Das gleiche gilt für die Spezifikation des Angebotes: oft sind nicht deren Merkmale kritisch, sondern die Auflagen und Randbedingungen für eine praktische Umsetzung, die von betrieblichen Erfordernissen ganz maßgeblich beeinflusst werden. Hier nicht genau nachzufragen und aufzuklären, bedeutet große Gefahren für die spätere Realisierung und für das Kundenverhältnis, insbesondere die Kundenzufriedenheit.

Insbesondere für Industriedienstleistungen spielen Referenzen im Überzeugungsprozess eine große Rolle, ihre sorgfältige Auswahl und die Vorbereitung eines gemeinsamen Besuches sind im Hinblick auf den erwarteten Vertragsabschluss nicht zu unterschätzen. Das Kundenvotum zählt im Regelfall deutlich mehr in den Augen des Interessenten als die eigene Darstellung und stärkt den Vertrauensaufbau ganz nachhaltig.

Ein Angebot enthält neben den relevanten Produkt- und Dienstleistungsmerkmalen auch den zugesagten Kundennutzen – in der Sprache des Kunden. Damit läßt sich ein Preis gut argumentieren und darstellen. Wenn der wahrgenommene Mehrwert der Leistung größer ist als der Preis, fördert dies die Abschlusswahrscheinlichkeit.

Was liefert die Kernphase 3 des Vertriebsprozesses an Fakten, die den Kaufentscheidungs-Prozess beim Interessenten stark beeinflussen?

  • Die genaue Motive und Haltungen zum Lieferanten der Mitglieder des Buying-Teams,
  • alle Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung einschließlich der Auflagen zur Implementierung,
  • eine sorgfältig ausgewählte und vorbereitete Präsentation der Referenzen und
  • Nutzenargumente, die auf die Motive der Kaufentscheider, Beeinflusser, „Gatekeeper“ und Anwender ausgerichtet sind

Am Ende dieser Phase steht die Kundenentscheidung zur Implementierung der vorgeschlagenen Lösung (oder zur Absage). Damit ist der Vertriebsprozess aber noch nicht abgeschlossen: in der Phase 4 geht es an die Umsetzung des Zugesagten und an das Einlösen des Versprechens. Bleiben Sie also dran.


Auftragsprognose sicherer machen, Vertriebsperformance steigern Tagged: Ergebnismessung, Fähigkeiten, Kundenanforderungen, Kundenansprache, Kundennutzen, Lösungskompetenz, Marktpotenzial, Messverfahren, Motive, Skills, Teilergebnisse, Vertriebsprozess, Vertriebsprozesse, Werkzeuge, Zielmarkt

Vertriebsprozesse mit integrierter Ergebnismessung – Teil 2

28. Dezember 2011 by Michael Wentzke Leave a Comment

Nachdem in der ersten Phase das Unternehmen Problemlösungskompetenz der eigenen Zielgruppe aufgezeigt hat, geht es nun darum, potenzielle Kunden mit den passenden Aufgaben und Problemen zu identifizieren und mit ihnen in einen Dialog zu treten. Ziel ist es, dieses Unternehmen mit seinen Entscheidern davon zu überzeugen, dass man über ein tiefes Verständnis des Kundengeschäftes seine Aufgaben kompetent lösen kann.

Auch hier gilt es, aus einer Anzahl von potenziellen Interessenten diejenigen auszuwählen, die die Akquisitionsbemühungen wirtschaftlich rechtfertigen, dabei spielen folgende Kriterien eine Rolle:

  • Größe des Unternehmens (Umsatz, Absatz)
  • (Wettbewerbs-) Stellung in seinem Markt
  • Innovationspotenzial
  • wirtschaftliche Bonität
  • Wachstums- und Entwicklungsperspektive

Auch wenn eine Vielzahl dieser Informationen aufgrund der Publizitätspflichten der Unternehmen oder über eigene Publikationen zu gewinnen sind, so wird es unerläßlich sein, den ersten persönlichen Kontakt zum (attraktiven) Unternehmen zu planen und sorgfältig vorzubereiten.

Im B2B-Geschäft für hochwertige Investitionsgüter werden Investitionsentscheidungen selten von einzelnen Entscheidern getroffen : neben den Budgetentscheidern, die auf Geschäftsführungsebene angesiedelt sind, gibt es Nutzer und Anwender, die unmittelbar in ihrem Verantwortungsbereich von der Investition betroffen sind und einen Mehrwert bzw. Nutzen erwarten. Einkäufer und Controller kümmern sich um die Einhaltung der notwendigen Regularien in diesem Entscheidungsprozess, der fallweise noch mit externer, z.B. technischer Expertise angereichert werden kann. Für den Vertrieb also keine leichte Aufgabe, alle Mitwirkenden in das Boot zu holen.

Daher ist es notwendig, die Mitwirkenden an dieser Entscheidung im Zielunternehmen zu identifizieren, ihre Rolle zu vergegenwärtigen und ihre Haltung sowie ihre Motivation in Erfahrung zu bringen. Davon hängt ganz entscheidend ab, mit welcher Argumentation die Teilnehmer des Entscheidungsgremiums später in der Angebotsphase davon überzeugt werden können, dass die eigene Lösung favorisiert wird und dem eigenen Unternehmen auch das Vertrauen für eine Umsetzung ausgesprochen wird.

In der Checkliste Beziehungsmatrix finden Sie die relevanten Kriterien zur Vorbereitung des Dialoges mit den Mitgliedern des Buying-Centers des Kunden, das für kleinere Unternehmen natürlich keine so differenzierte Ansprache erfordert, aber den gleichen Bewertungskriterien folgt.

Neben der Vorbereitung der Gesprächskontakte mit den Entscheidern ist natürlich auch zu prüfen, ob das eigene Produkt zum Geschäft des Kunden passt und z.B. international der Service sichergestellt werden kann. Diese erste Prüfung der Erfolgsaussichten ist auch vor dem Hintergrund der Kundenfrage wichtig, ob das eigene Unternehmen grundsätzlich überhaupt als Lieferant in Frage kommen kann.

Das erste persönliche Gespräch mit den Entscheidern des potenziellen Interessenten hat im Kern die Aufgabe, den Mehrwert und Nutzen der eigenen Produkte und Dienstleistungen für den Kunden und die Problemlösungskompetenz darzustellen, am besten noch mit Beispielen aus dem eigenen Kundenkreis.

Abgeschlossen wird diese zweite Phase mit dem Aufbau der Beziehungen zu den einzelnen Mitgliedern des Entscheidungsteams und der Frage, wo sich konkreter (Handlungs-) Bedarf für die präsentierte Problemstellung abzeichnet. Hier werden möglicherweise Ressourcen sowohl beim potenziellen Kunden als auch beim eignen Unternehmen beansprucht, wenn es z.B. darum geht, eine technische Untersuchung voranzustellen und einen Vergleich zwischen der heutigen Situation und neuer zukünftiger Alternative zu erarbeiten.

Auch wenn sich kein sofortiger Bedarf abzeichnet oder dieser erst aus internen Gründen später abgedeckt werden kann oder soll, so ist die Kommunikation zu den Entscheidern aufrechtzuerhalten, damit das eigene Unternehmen nicht aus dem Fokus der potenziellen Lösungsanbieter herausfällt.

Wie sehen die konkreten Ergebnisse der Phase 2 aus?

  • Bewertung des wirtschaftlichen Potenziales der Interessenten
  • Wie gut passen Anbieter und Interessent zusammen?
  • Wer  sind die Mitglieder des Entscheidungsteams?
  • Welche Motive und Haltungen prägen deren Entscheidungen?
  • Wann konkretisiert sich ein Bedarf?

In der Phase 3 wird es darum gehen, konkrete Kundenanforderungen für eine gestellte Aufgabe mit einem überzeugenden Lösungskonzept und einem wirtschaftlich attraktiven Angebot zu bedienen, sodass glaubwürdig dargestellt werden kann, dass die beste Lösung zur Deckung des Kundenbedarfes geliefert wird. Bleiben Sie dran.

 

Auftragsprognose sicherer machen, Lukrative Aufträge gewinnen, Vertriebsperformance steigern Tagged: Beziehungsmatrix, Ergebnismessung, Fähigkeiten, Kundenansprache, Lösungskompetenz, Marktpotenzial, Messverfahren, Produktfit, Skills, Teilergebnisse, Vertriebsprozess, Vertriebsprozesse, Werkzeuge, Zielmarkt

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