Vertriebsprozess-Check Archives - Nachhaltig bessere Ergebnisse erzielen

Prozesse in Unternehmen abzubilden ist ein bewährtes Verfahren, um regelmäßig wiederkehrende Aufgaben effizient zu erledigen. Mit den Beteiligten wird ein gemeinsames Verständnis gewonnen, wie bessere Ergebnisse zu erzielen sind. Im Wege des Qualitätsmanagements wird dies auch im Bereich Marketing und Vertrieb eingesetzt.

In der Praxis wird auf die Akzeptanz gemeinsam festgelegter Prozesse im Vertrieb nicht ausreichend geachtet und somit das Potenzial für größere Absatzerfolge reduziert. Es ist dann nicht verwunderlich, wenn Verkäufer die abgebildeten Vertriebsprozesse im Alltag ignorieren und ihre eigenen Wege zum Verkaufsabschluss suchen.

Vertriebsprozesse werden oft zu kompliziert dargestellt

Vertriebsprozesse, die aufwändig dokumentiert in QS-Handbüchern zu finden sind, werden teilweise in über 20 Prozessschritten dargestellt, gekrönt von logischen Verzweigungen, die den Überblick erschweren. Was für einen Fertigungsprozess noch angemessen sein mag, stößt im Vertrieb auf Widerstand und wird als zu enges Korsett begriffen.

Damit keine Missverständnisse entstehen: klare, einfache und transparente Vertriebsprozesse sind eine Notwendigkeit für effiziente Marktbearbeitung in Teams, die in der Praxis ja häufig aus verschiedenen Abteilungen kommen und ihre Beiträge für den Vertragsabschluss und die nachfolgende Leistung erbringen müssen. Es muss aber klar erkennbar werden, welche Etappenziele auf dem Weg zum Auftrag zu nehmen sind.

Wichtige Teilziele übersichtlich darstellen

Es ist verständlich, dass 20 aufgelistete Prozessschritte zunächst einmal keine Priorisierung erkennen lassen, daher müssen Teilziele dem Vertriebsprozess – und je nach Vertriebsweg, Produktgruppe, Zielgruppe und Absatzregion können sich diese noch voneinander unterscheiden – eine einfache und plausible Struktur geben:

Mit welchen Kunden möchte das Unternehmen Geschäft realisieren? Hier ist das Marketing gefordert, in Anlehnung an die Unternehmensziele das „Spielfeld“ für den Vertrieb zu klären und aufzubereiten. Ziel ist es, die richtigen und attraktive Interessenten zu identifizieren.
Im zweiten Schritt ist der Vertrieb gefordert, die Interessenten im Hinblick auf konkrete Absatzchancen zu qualifizieren. Am Ende steht ein spezifizierter Interessent mit Bedarf und Gesprächspartner mit ihren jeweiligen Motiven und Erwartungen.
Den Bedarf genau zu ermitteln und ein passendes Angebot zu unterbreiten, ist der entscheidende Teilbereich, an dessen Ende eine Kundenzu- oder Absage steht.
Die Qualität der Leistung entscheidet über die Kundenzufriedenheit und das Referenzpotenzial. An der Leistungserfüllung – ob nun durch Produktlieferung oder Durchführung einer Dienstleistung – sind in der Regel mehrere Abteilungen beteiligt. Der Vertrieb ist gut beraten, die Qualität der erbrachten Leistung beim Kunden in Erfahrung zu bringen.

In allen vier Teilbereichen gibt es Wegmarken, an denen der Vertrieb oder der Interessent den Dialog mit dem Unternehmen fortsetzen oder abbrechen kann:

der Interessent entspricht den geforderten Qualifikationskriterien für das Unternehmen (z.B. Größe, Bonität, etc.)
der Interessent hat jetzt aktuellen Bedarf,
der Interessent stimmt dem Angebot zu und wünscht Realisierung,
der Kunde ist zufrieden mit der Leistungserbringung

An diesen vier Wegmarken kann es jeweils ein Ja oder Nein des Interessenten für den Anbieter geben, mit Folgen für den nachfolgenden Vertriebsprozess und den Kundendialog. Diese dargestellten vier Teilbereiche bedeuten auch nicht, dass nur eine Abteilung jeweils für ein Teilergebnis verantwortlich ist oder hieran allein mitwirkt.

Eine übersichtliche Abbildung des Vertriebsprozesses ist für alle Beteiligten eine wertvolle Hilfe für einen effizienten Informationsaustausch und eine gute Zusammenarbeit. Nutzen Sie den Vertriebsprozess-Check, um die Vorzüge einfacher und transparenter Prozesse für den Vertrieb zu gewinnen.

Die anspringende Konjunktur hat in vielen Branchen wieder zu deutlich mehr Leben in den Vertriebsabteilungen geführt: wer über eine gut geölte Verkaufsmaschinerie verfügt, wird dem Sturm der Anfragen leichter gerecht und kann am Ende des Tages mehr gewonnene Aufträge aufweisen.

Was macht eine gut funktionierende Verkaufsmaschine aus? Sie bedient sich aller Quellen von neuen Aufträgen, sorgt für eine gute Auslastung der Vertriebskapazitäten und für eine Ressourcen schonende, gut abgestimmte Teamarbeit. Das Vertriebscontrolling hat neben den Kosten für die Auftragsgewinnung auch deren Qualität im Auge, dies betrifft sowohl die Profitabilität der gewonnenen Aufträge als auch die Hitrate und der zeitliche Umfang der Akquisition.

Um es gleich vorwegzunehmen: die Verbesserungspotenziale sind hier in der Praxis sehr hoch und betreffen sowohl die Kostenersparnis in der Abwicklung der Vertriebsprozesse als auch deren Ergebnisqualität. Nach Umsetzung wirksamerer und schlankerer Vertriebsprozesse steigt die Hitrate im Vertrieb deutlich an: es werden für einen akquirierten Auftrag um bis zu 25% weniger „Fehlversuche“ benötigt.

Was in der Fertigung und in der industriellen Dienstleistungserstellung schon lange üblich ist, fehlt häufig noch in den vertriebsnahen Funktionsbereichen: Transparenz der Leistungserstellung und schlanke, über Abteilungsgrenzen abgestimmte Abwicklungsprozesse. Die bestehenden Aufträge rechtfertigen mancherorts den eigentlich nicht rund laufenden und damit teuren Vertriebsmotor und so bleiben diese Unternehmen unter ihren Möglichkeiten, sowohl von der Kosteneffizienz als auch von den Auftragspotenzialen her.

Dabei ist es weder schwer noch aufwändig, hier für Verbesserungen zu sorgen. Im ersten Schritt ist Transparenz notwendig und dem Einwand zu begegnen, dass letztlich jeder Kunden wichtig und einzigartig sei und damit höchst individuelles Vorgehen im Vertrieb notwendig mache. Vertriebsprozess-Typen lassen sich rasch nach Kundengruppen, Vertriebswegen oder auch nach Produktgruppen oder Vertriebsregionen differenzieren – aber gemeinsame Muster sind sehr wohl erkennbar und lassen natürlich eine kundenadäquate Kommunikation zu.

Vertriebsabteilungen mit Außendienstmitarbeitern und Kundenbetreuern erkennen sehr rasch, wo es in der internen oder externen Abwicklung zum Kunden hin klemmt, wenn sie ihre Tagesarbeit in einem einfachen Prozessbild wiederfinden. Dann wird auch darüber diskutiert, wer z.B. wann welche Informationen benötigt, um seinen Beitrag zur Auftragsgewinnung zu leisten. Die alltäglichen Stolperfallen in der Abwicklung der akquisitorischen Arbeit werden erkennbar, wenn sie Gegenstand eines gemeinsamen Gespräches zwischen allen Beteiligten im Vertrieb werden, dies gilt z.B. auch für die technische Unterstützung in der Angebotserstellung für kundenspezifische Investitionsgüter.

Bestehende Vertriebsprozesse bergen ein großes Ertragspotenzial, weil diese bislang nicht so stark im Fokus von Verbesserungsmaßnahmen standen. Vertriebsprozesse werden heute zunehmend unter Qualitäts-und Effizienzaspekten betrachtet, dies verbessert letztendlich auch die Vertriebsperformance. Mit einem einfachen Vertriebsprozess-Check erhalten Unternehmen eine Information darüber, welches Potenzial rasch zu heben ist und wie erste Schritte zur Umsetzung und Verbesserung aussehen. Die Anfangserfolge machen erfahrungsgemäß Appetit auf die nächsten Schritte, es lohnt sich sehr, die Potenziale stufenweise zu erschließen.

Nutzen Sie das Anfrageformular für den ersten, für Sie kostenlosen Check Ihrer Vertriebsprozesse.

Stolpersteine im Vertriebsprozess vermeiden

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